Daten-Import (autoMahntion)

Über Einstellungen → Import übernehmen Sie bereits versendete Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus autoMahntion – damit RechnungsAssistent den korrekten Mahnstand kennt und keine Stufe doppelt verschickt.

Ablauf in der App

Lexware synchronisieren, damit offene Rechnungen in RechnungsAssistent vorhanden sind.
Export aus autoMahntion kopieren oder als Datei speichern und unter Einstellungen → Import einfügen bzw. hochladen (CSV, HTML oder JSON).
Zuerst mit „Nur prüfen (Dry-Run)“ testen – es wird nichts gespeichert, Sie sehen das Protokoll.
Schalter aus, erneut ausführen → Daten werden übernommen.

Wichtig: Es werden nur Rechnungen verknüpft, die in RechnungsAssistent als offen vorliegen. Bereits bezahlte Posten erscheinen im Protokoll als „nicht gefunden“.

CSV: Erinnerungen + Mahnungen (empfohlen)

Eine Datei für alles — vermeidet doppelte Importe und die Meldung „Zeilen ohne Mahnungsdatum“, wenn nur Erinnerungen importiert wurden. Kopfzeile mit allen Spalten aus beiden Einzel-Exporten:

Spalte (Kopfzeile)	Pflicht	Beschreibung
`rechnung`	Ja	Rechnungsnummer (`RE…`)
`erinnerung_1` … `erinnerung_3`	Mind. eine Erinnerung oder Mahnung	Daten der Zahlungserinnerungen
`mahnung_1_datum` … `mahnung_3_datum`	Mind. eine Erinnerung oder Mahnung	Daten der Mahnungen (leer, wenn noch nicht gemahnt)

rechnung,erinnerung_1,erinnerung_2,erinnerung_3,mahnung_1_datum,mahnung_2_datum,mahnung_3_datum
RE268881,12.06.2026,26.06.2026,04.07.2026,11.07.2026,,
RE269224,11.07.2026,,,,,

↓ beispiel-kombiniert.csv

Tipp: Die App erkennt diese Vorlage automatisch — auch wenn Sie HTML aus autoMahntion einfügen (Tab „HTML“ oder „CSV“ ist egal). HTML-Übersicht und kombinierte CSV liefern Erinnerungen und Mahnungen in einem Schritt.

CSV: nur Zahlungserinnerungen

Entspricht dem autoMahntion-Export rechnungen_status_erinnerungen.csv. Die erste Zeile ist die Kopfzeile (Pflicht).

Spalte (Kopfzeile)	Pflicht	Beschreibung
`rechnung`	Ja	Rechnungsnummer, beginnt mit `RE` (z. B. `RE-2026-0010`). Alternativ: `rechnungsnummer`, `invoice_number`.
`erinnerung_1`	Mind. eine	Datum der 1. Zahlungserinnerung
`erinnerung_2`	Nein	Datum der 2. Erinnerung (nur wenn 1 gesetzt)
`erinnerung_3`	Nein	Datum der 3. Erinnerung

Weitere Spalten werden ignoriert. Trennzeichen: Komma. UTF-8 mit oder ohne BOM.

rechnung,erinnerung_1,erinnerung_2,erinnerung_3
RE-2026-0010,10.06.2026,,
RE-2026-0042,01.05.2026,15.05.2026,

↓ beispiel-erinnerungen.csv

CSV: nur Mahnungen

Entspricht dem autoMahntion-Export rechnungen_mahnungen_status_versand.csv. Wird automatisch erkannt, wenn Spalten wie mahnung_1_datum vorhanden sind — ohne gleichzeitige erinnerung_1-Spalten. Nur sinnvoll, wenn Erinnerungen bereits importiert wurden; sonst lieber kombinierte CSV oder HTML-Übersicht.

Spalte (Kopfzeile)	Pflicht	Beschreibung
`rechnung`	Ja	Rechnungsnummer (`RE…`)
`mahnung_1_datum`	Mind. eine	Datum der 1. Mahnung
`mahnung_2_datum`	Nein	Datum der 2. Mahnung
`mahnung_3_datum`	Nein	Datum der 3. Mahnung

rechnung,mahnung_1_datum,mahnung_2_datum,mahnung_3_datum
RE-2026-0010,20.06.2026,,
RE-2026-0042,01.07.2026,15.07.2026,01.08.2026

↓ beispiel-mahnungen.csv

Datumsformate

Deutsch (empfohlen): TT.MM.JJJJ – z. B. 12.07.2026
Kurzjahr: TT.MM.JJ – z. B. 12.07.26 (ab 1970 → 20xx, sonst 19xx)
ISO: 2026-07-12 oder andere parsebare Formate

Leere Datumszellen beenden die Kette: fehlt erinnerung_2, wird erinnerung_3 nicht ausgewertet.

Rechnungsnummer-Zuordnung

Rechnungsnummern werden getrimmt; RE-2026-001 vs. RE2026001 werden per Fingerabdruck (nur Buchstaben/Ziffern) abgeglichen.
Pro Rechnungsnummer gewinnt die Zeile mit den meisten gültigen Datumsfeldern.
Zeilen ohne RE…-Nummer werden übersprungen.

Nach dem Import gelten alle übernommenen Erinnerungsstufen als durchlaufen – die Pipeline verhält sich wie im Live-Betrieb.

HTML-Export

Alternativ kann HTML aus autoMahntion eingefügt oder hochgeladen werden (Tab „HTML“). Zwei Varianten werden erkannt:

Kombinierte Übersicht (empfohlen)

Die Desktop-Tabelle „Offene Rechnungen“ enthält Erinnerungs- und Mahnungsspalten in einer Zeile. Kopieren Sie den Seitenquelltext oder markieren Sie die Tabelle – die App erkennt das automatisch (invoice-cell-primary, Spalten 5–7 Erinnerung, 8–10 Mahnung). Mahnzellen mit Präfix wie Post: 11.07.2026 oder E-Mail: 09.07.2026 werden ebenfalls ausgelesen.

Hinweis: Die mobile Kartenansicht (invoice-mobile-card) enthält keine Erinnerungs-/Mahnungsdaten – bitte die Desktop-Tabelle verwenden.

Einfache HTML-Tabelle

Erkannt werden Zeilen mit Rechnungsnummer RE… und Datumsspalten (klassisch Spalten 5–7 oder fortlaufende Datumszellen nach der Rechnungsnummer).

JSON

Array von Objekten oder { "rows": [ … ] }:

[
  {
    "invoiceNumber": "RE-2026-0010",
    "reminderDates": ["10.06.2026", "24.06.2026"]
  },
  {
    "invoiceNumber": "RE-2026-0042",
    "reminder1": "01.05.2026",
    "reminder2": "15.05.2026"
  }
]

Beispieldateien

Vorlagen zum Anpassen – Spalten und Kopfzeilen exakt beibehalten:

↓ beispiel-kombiniert.csv (empfohlen) ↓ beispiel-erinnerungen.csv ↓ beispiel-mahnungen.csv