Einrichtung
Lexware verbinden
RechnungsAssistent arbeitet direkt mit Ihren Daten aus Lexware Office. Offene Rechnungen, Kunden und der Zahlungsstatus werden automatisch übernommen – Sie pflegen nichts doppelt.
Voraussetzung: Ein Lexware-Office-Konto mit Zugriff auf die Public API (in der Regel im Tarif XL). Die Verbindung richten Sie einmalig unter Einstellungen → Lexware ein.
Verbindungsart wählen
| Methode | Ablauf | Empfehlung |
|---|---|---|
| OAuth (Ein-Klick) | „Mit Lexware verbinden“ klicken, bei Lexware anmelden, Zugriff bestätigen – fertig. | Empfohlen, sofern angeboten. Kein Kopieren von Schlüsseln. |
| API-Schlüssel | Public-API-Schlüssel in Lexware Office erzeugen und in RechnungsAssistent einfügen, dann „Verbinden & testen“. | Alternative, wenn OAuth nicht verfügbar ist. |
Variante A: OAuth (Ein-Klick)
- Öffnen Sie Einstellungen → Lexware.
- Klicken Sie auf „Mit einem Klick verbinden“.
- Melden Sie sich im Lexware-Fenster an und bestätigen Sie den Zugriff.
- Sie kehren automatisch zurück – der Status zeigt „verbunden“ samt Firmenname.
Variante B: API-Schlüssel
- Erstellen Sie in Lexware Office unter den Public-API-Einstellungen einen neuen Schlüssel.
- Kopieren Sie den Schlüssel und fügen Sie ihn in RechnungsAssistent unter Einstellungen → Lexware ein.
- Klicken Sie auf „Verbinden & testen“ – RechnungsAssistent prüft die Verbindung sofort.
Die genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erzeugen des Schlüssels wird direkt im Lexware-Tab eingeblendet.
Erste Synchronisation
Klicken Sie auf „Jetzt synchronisieren“ (im Lexware-Tab oder auf dem Dashboard). Ein Fenster zeigt den Fortschritt in Echtzeit. Übernommen werden:
- Offene Rechnungen und überfällige Rechnungen
- Kunden zu diesen Rechnungen (Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner)
- Alle Kontakte (Massenabgleich)
- Zahlungsabgleich: lokal bekannte Rechnungen, die in Lexware inzwischen als bezahlt markiert sind, werden geschlossen
| Phase im Sync-Fenster | Bedeutung |
|---|---|
| Wird gestartet | Verbindung wird aufgebaut. |
| Offene / überfällige Rechnungen | Rechnungen werden von Lexware geladen. |
| Kontakte | Kundendaten werden geladen. |
| Speichern | Daten werden in RechnungsAssistent übernommen. |
| Fertig / Fehlgeschlagen | Ergebnis mit Zählern: synchronisierte Rechnungen, Kunden, als bezahlt markierte Rechnungen. |
Automatischer Abgleich
Nach der Einrichtung synchronisiert RechnungsAssistent regelmäßig von selbst (siehe Versand & Automatik). Der Schalter „Lexware-Synchronisation“ im Lexware-Tab steuert den Massenabgleich.
Wichtig: Auch wenn Sie den Massen-Sync ausschalten, nutzt RechnungsAssistent die Lexware-Verbindung weiterhin für die Zahlungsprüfung direkt vor jedem Versand und zum Anhängen der Original-Rechnungs-PDF. So wird nie eine bereits bezahlte Rechnung angemahnt.
Zahlungsprüfung vor Versand
Ist die Option Pre-Send-Check aktiv (Standard, siehe Sicherheit), fragt RechnungsAssistent den aktuellen Zahlungsstatus unmittelbar vor jedem Versand bei Lexware ab. Ist die Rechnung inzwischen beglichen, wird sie als bezahlt markiert und nicht angemahnt.
Verbindung prüfen & Fehler beheben
| Symptom | Lösung |
|---|---|
| „Nicht verbunden“ trotz Schlüssel | „Verbinden & testen“ erneut ausführen; Schlüssel auf Leer-/Sonderzeichen prüfen. |
| Keine Rechnungen nach Sync | In Lexware prüfen, ob offene Rechnungen mit Fälligkeitsdatum existieren; Public-API-Zugriff prüfen. |
| Kunde ohne E-Mail | E-Mail in Lexware pflegen, dann erneut synchronisieren – siehe Rechnungen & Kunden. |