Erste Schritte

Von der Registrierung bis zum ersten automatischen Versand in acht Schritten. Nehmen Sie sich rund 20 Minuten Zeit – danach läuft der Mahnprozess von allein.

Ihr Konto ist von Anfang an sicher: Der Versand ist pausiert und alle Stufen sind deaktiviert. Sie können also in Ruhe alles einrichten und testen, ohne dass versehentlich eine Mahnung rausgeht.

Go-Live-Checkliste

Registrieren & Abo abschließen. Wählen Sie auf re-assistent.de/preise einen Tarif und legen Sie Ihr Konto an. Ohne aktives Abo sind nur die Tabs Abonnement und Zugang nutzbar. Details: Abo & Abrechnung.
Lexware verbinden. Unter Einstellungen → Lexware per Ein-Klick-OAuth oder API-Schlüssel verbinden und die erste Synchronisation starten. Details: Lexware verbinden.
Firmendaten pflegen. Unter Einstellungen → Firma Name, Anschrift, USt-ID, IBAN/BIC und Bank eintragen – diese Daten erscheinen in E-Mails, Briefen und PDFs. Details: Firma & PDF-Design.
E-Mail-Versand einrichten. Unter Einstellungen → SMTP Ihren eigenen Absender hinterlegen (empfohlen) oder den Plattform-Absender nutzen. Optional: Kopie ins „Gesendet“-Postfach per IMAP. Details: E-Mail, SMTP & IMAP.
PDF-Design festlegen. Unter Einstellungen → PDF-Design Layout, Farben und Logo Ihrer Mahn-PDFs wählen und in der Live-Vorschau prüfen. Details: Firma & PDF-Design.
Kundenschreiben (Stufen) konfigurieren & aktivieren. Unter Kundenschreiben Texte, Fristen und Gebühren je Stufe anpassen und jede gewünschte Stufe auf Aktiv stellen. Details: Kundenschreiben.
Testmail verschicken. Unter Einstellungen → Testen eine Beispiel-E-Mail an sich selbst senden und Text, PDF und Absender prüfen.
Versand freigeben. Auf dem Dashboard oder unter Einstellungen → Sicherheit die globale Pause aufheben. Ab jetzt versendet RechnungsAssistent automatisch. Details: Versand, Sicherheit & Automatik.

Der typische Ablauf danach

Ist alles eingerichtet, arbeitet RechnungsAssistent im Hintergrund: Er synchronisiert regelmäßig mit Lexware, plant fällige Schreiben ein und versendet sie innerhalb Ihres Sendefensters. Ihre tägliche Arbeit beschränkt sich meist auf:

einen Blick aufs Dashboard (offene Posten, anstehende Sendungen),
das Freigeben von Schreiben in der Freigabe-Warteschlange (falls aktiviert),
gelegentliches Pausieren einzelner Kunden oder Rechnungen bei Rückfragen.

Tipp: Lassen Sie zu Beginn ruhig den Plattform-Dry-Run aktiv oder aktivieren Sie Freigaben. So sehen Sie im Audit-Log genau, was versendet würde, bevor real etwas rausgeht.