Einrichtung
Firma & PDF-Design
Ihre Firmendaten erscheinen in jeder E-Mail, jedem Brief und jedem PDF. Das PDF-Design bestimmt, wie Ihre Mahnschreiben optisch wirken – vom Logo bis zum Layout.
Firmendaten
Unter Einstellungen → Firma pflegen Sie die Stammdaten:
| Feld | Verwendung |
|---|---|
| Firmenname | Absender, Briefkopf, {{firma}} |
| USt-ID | Rechtliche Angaben in PDF/Brief |
| Straße, PLZ, Ort | Briefkopf & E-Mail-Fußzeile, {{firma_strasse}} usw. |
Kontakt & {{firma_email}} | |
| Telefon | {{firma_telefon}} |
| IBAN / BIC / Bank | Zahlungsangaben, {{iban}}, {{bank}} |
Diese Werte speisen die Platzhalter-Variablen. Optional können Sie die Firmendaten auch aus Lexware übernehmen.
Firmenwechsel: alte Rechnungen, alte Angaben
Nach einer Umfirmierung oder einem Wechsel der Bankverbindung tragen bereits gestellte Rechnungen noch den früheren Firmennamen und die frühere IBAN. Eine Erinnerung zu so einer Rechnung muss dieselben Angaben nennen – Ihr Kunde vergleicht sie mit seiner Rechnung und überweist an das, was dort steht.
Tragen Sie dafür im Abschnitt Firmenwechsel den Stichtag ein (das erste Rechnungsdatum mit den neuen Angaben) sowie den früheren Firmennamen und die frühere IBAN, BIC und Bank. Entscheidend ist das Rechnungsdatum, nicht der Tag des Versands: Rechnungen vor dem Stichtag werden mit den früheren Angaben erinnert und gemahnt, Rechnungen ab dem Stichtag mit den aktuellen. Das gilt für E-Mail-Text, PDF, Brief und den Girocode. Nur ausgefüllte „früher“-Felder ersetzen das jeweilige aktuelle Feld; was Sie leer lassen, bleibt wie oben. Einzige Ausnahme: Liegt die frühere IBAN bei einer anderen Bank und haben Sie früheren BIC und Bank nicht eingetragen, erscheinen bei alten Rechnungen weder BIC noch Bankname – der BIC der neuen Bank passt nicht zur alten IBAN. Der Girocode funktioniert auch ohne BIC.
PDF-Design
Unter Einstellungen → PDF-Design gestalten Sie zentral alle generierten Mahn-PDFs. Die textlichen Inhalte (Einleitung, Schluss, Gebührenzeile) legen Sie hingegen je Stufe unter Kundenschreiben fest.
Layout-Vorlagen
Wählen Sie eine Grundvorlage:
| Vorlage | Charakter |
|---|---|
| Modern | Klar, farbige Akzente (Standard) |
| Klassisch | Traditionelles Geschäftsbrief-Layout |
| Minimal | Reduziert, ohne Schnörkel |
| DIN 5008 | Normgerecht, mit Falz-/Lochmarken |
| Geschäftsbrief | Formeller Briefstil |
| Branded | Betont Logo und Firmenfarben |
Farben, Schrift & Logo
- Farben: Primär-, Text- und Akzentfarbe (Hex-Werte).
- Schriftart: Helvetica, Times Roman oder Courier.
- Logo: hochladen/entfernen, maximale Höhe, ein-/ausblenden.
- DIN-Optionen: Falzmarken, Lochmarke, Positions-/Artikeltabelle, Akzentbalken.
Live-Vorschau
Die PDF-Vorschau zeigt Ihr Design sofort – auch mit noch nicht gespeicherten Werten. So finden Sie das passende Layout, bevor real etwas versendet wird.
Reihenfolge-Tipp: Erst Firmendaten & Logo, dann Layout/Farben, dann je Stufe die Texte. So sehen Sie in der Vorschau gleich das Gesamtbild.