Tägliche Arbeit
Kundenschreiben (Stufen)
Im Bereich Kundenschreiben legen Sie fest, wann, wie und mit welchem Text RechnungsAssistent mahnt. Die Kette besteht aus bis zu vier Zahlungserinnerungen und drei Mahnungen.
Alle Stufen sind zu Beginn deaktiviert. Es wird erst versendet, wenn Sie eine Stufe ausdrücklich auf Aktiv setzen und die globale Pause aufheben.
So läuft die Eskalation
Erinnerung 1 → 2 → 3 → 4 → Mahnung 1 → 2 → 3 → (abgeschlossen)- Zahlungserinnerungen – freundlicher Ton, in der Regel ohne Gebühren.
- Mahnungen – förmlich, mit Mahngebühr und Verzugszinsen (Standard 9,12 % p.a.), PDF standardmäßig aktiv.
Sobald die erste Mahnung versendet wurde, werden keine weiteren Erinnerungen mehr geplant. Nach der letzten konfigurierten Mahnstufe endet die Kette („kein weiterer Schritt“).
Zeitliche Auslösung
Jede Stufe hat einen Wert „Tage nach …“. Der Bezugspunkt hängt von der Position ab:
| Stufe | Ausgelöst … Tage nach |
|---|---|
| Erinnerung 1 | Fälligkeitsdatum der Rechnung |
| Erinnerung 2–4 | zuletzt gesendeter Erinnerung |
| Mahnung 1 | zuletzt gesendeter Erinnerung (bzw. Fälligkeit, falls keine) |
| Mahnung 2–3 | zuletzt gesendeter Mahnung |
Alle Datumsberechnungen erfolgen in der Zeitzone Europe/Berlin.
Standard-Fristen neuer Konten (alle deaktiviert): Erinnerungen +3 / +7 / +7 / +7 Tage · Mahnungen +7 / +10 / +14 Tage mit Gebühren 5 € / 10 € / 15 €.
Eine Stufe bearbeiten
Der Editor je Stufe ist in drei Reiter gegliedert: Allgemein, E-Mail und PDF-Inhalte.
Reiter „Allgemein“
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Stufe nimmt am automatischen Versand teil. |
| Bezeichnung | Anzeigename, z. B. „1. Zahlungserinnerung“. |
| Tage nach Fälligkeit / voriger Stufe | Verzögerung bis zur Auslösung. |
| Mahngebühr (EUR) | Gebühr, verfügbar als {{mahngebuehr}}. |
| Verzugszinsen (% p.a.) | Jährlicher Zinssatz (Mahnungs-Standard 9,12 %). |
| Original-Rechnung anhängen | Hängt die Lexware-Rechnungs-PDF an die E-Mail. |
| Erinnerungs-/Mahn-PDF generieren | Erzeugt ein gebrandetes PDF als Anhang. |
| E-Mail versenden | Kanal E-Mail an/aus. |
| Standardbrief / Einschreiben | Postversand via Onlinebrief24 (Preis wird live angezeigt). |
| Original-Rechnung im Brief | Legt die Rechnungs-PDF dem Brief bei. |
Reiter „E-Mail“
- Betreff und Text – Markdown wird unterstützt.
- Alle Platzhalter-Variablen wie
{{kunde}},{{rechnungsnr}},{{offener_betrag}}stehen zur Verfügung.
Reiter „PDF-Inhalte“
- Einleitungstext und Schlusstext des PDFs (mit Variablen).
- Gebühren-Bezeichnung und Angabe, ob die Gebühr umsatzsteuerpflichtig ist.
- PDF-Vorschau öffnet das fertige Dokument in einem neuen Tab.
Das grundlegende Layout (Farben, Logo, Vorlage) stellen Sie zentral unter PDF-Design ein.
Versandkanäle kombinieren
Pro Stufe können Sie E-Mail und Brief gleichzeitig aktivieren. Beispiel: erste Erinnerung nur per E-Mail, letzte Mahnung zusätzlich als Einschreiben. Voraussetzung für Briefe ist eine vollständige Postanschrift des Kunden aus Lexware – siehe Briefversand.
Vorschau ohne Versand
Unter E-Mail-Vorschau sehen Sie alle Stufen-E-Mails mit Beispieldaten gerendert – ideal zum Korrekturlesen. Bearbeitet wird dort nicht; Änderungen nehmen Sie im Kundenschreiben-Editor vor. Eine echte Test-E-Mail versenden Sie über Einstellungen → Testen.