Versand, Sicherheit & Automatik

RechnungsAssistent versendet automatisch – aber immer unter Ihrer Kontrolle. Mehrere Sicherheitsstufen sorgen dafür, dass nichts Unerwünschtes rausgeht.

Sicherheitseinstellungen

Unter Einstellungen → Sicherheit:

Einstellung	Standard	Wirkung
Versand pausieren	An (neue Konten)	Blockiert jeden automatischen Versand.
Pre-Send-Check (Lexware)	An	Prüft vor jedem Versand den Zahlungsstatus; markiert bezahlte Rechnungen.
Versand am Wochenende	Aus	Nur wenn aktiv wird auch Sa/So versendet.
Cooldown (Stunden)	24	Mindestabstand zwischen zwei Sendungen zur selben Rechnung.
Sendefenster von/bis	08:00–18:00	Zeitfenster (Europe/Berlin); außerhalb warten Jobs.

Der automatische Ablauf

Im Hintergrund läuft regelmäßig (empfohlen alle 10–15 Minuten) ein Zyklus:

Synchronisieren – offene Rechnungen & Zahlungsstatus aus Lexware.
Planen – fällige Rechnungen werden der passenden Stufe zugeordnet.
Verarbeiten – der Worker prüft alle Sicherheitsregeln und versendet.

Prüfreihenfolge vor jedem Versand

Ein Schreiben geht nur raus, wenn alle Prüfungen bestanden sind:

Keine globale Pause
Innerhalb des Sendefensters (außer bei manueller Freigabe)
Rechnung & Kunde nicht pausiert
Stufe existiert und ist aktiv
Ggf. erforderliche Freigabe liegt vor
Cooldown eingehalten
Pipeline konsistent (kein veralteter Job)
Lexware-Zahlungsprüfung: Rechnung noch offen
Kanal verfügbar (E-Mail-Adresse bzw. Postanschrift vorhanden)
Kein Plattform-Dry-Run aktiv

Freigabe-Warteschlange

Ist für eine Stufe eine Freigabe erforderlich, wird das Schreiben nicht sofort versendet, sondern landet auf dem Dashboard in der Freigabe-Warteschlange. Mit „Freigeben & senden“ lösen Sie den Versand aus – dieser umgeht das Sendefenster, respektiert aber weiterhin Pausen, Cooldown, Dry-Run und die Lexware-Prüfung.

Manuelle Auslöser

Button (Dashboard)	Wirkung
Lexware synchronisieren	Nur Datenabgleich mit Lexware.
Worker manuell starten	Verarbeitet jetzt fällige Sendungen sofort.
Versand-Zyklus	Planen + Verarbeiten (ohne Lexware-Sync).

Simulation (Dry-Run)

Art	Wirkung
Plattform-Dry-Run	Simuliert alle Sendungen, es geht nichts raus; Einträge als „Simuliert“ im Log. Ideal zum risikofreien Beobachten.
Import-Dry-Run	„Nur prüfen“ beim Daten-Import, ohne zu speichern.
Testmail	Echter Versand aus Einstellungen → Testen; umgeht Pause und Plattform-Dry-Run.

Audit-Log

Unter Audit-Log ist alles nachvollziehbar:

Versand-Log: Zeitpunkt, Rechnung, Stufe, Empfänger, Resultat (Gesendet, Brief gesendet, Übersprungen, Simuliert, Fehlgeschlagen, Bezahlt, Freigabe), Kosten, Grund.
Aktivitäts-Log: Logins, Einstellungsänderungen, Synchronisationen, Pausen – mit Aktion, Ziel, IP und Details.

Empfehlung für den Start: Lassen Sie zunächst den Plattform-Dry-Run aktiv oder aktivieren Sie Freigaben. Prüfen Sie im Versand-Log, was versendet würde, und schalten Sie dann auf echten Versand.