Einrichtung
E-Mail, SMTP & IMAP
Erinnerungen und Mahnungen sollen im Namen Ihrer Firma versendet werden. Am besten hinterlegen Sie dazu Ihren eigenen SMTP-Zugang – so kommen die E-Mails von Ihrer gewohnten Absenderadresse.
Welcher Absender wird verwendet?
| Reihenfolge | Absender | Wann |
|---|---|---|
| 1. | Ihr eigener SMTP | Sobald Host, Benutzer und Passwort vollständig sind (empfohlen). |
| 2. | Plattform-Absender noreply@re-assistent.de | Fallback, wenn kein eigener SMTP hinterlegt ist. |
Empfehlung: Nutzen Sie Ihren eigenen SMTP. Antworten Ihrer Kunden landen dann direkt bei Ihnen, und die Zustellbarkeit ist mit Ihrer eigenen Domain am besten.
SMTP-Versand einrichten
Unter Einstellungen → SMTP, Karte „SMTP-Versand“:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| SMTP-Host | z. B. smtp.ionos.de, smtp.office365.com |
| Port | Standard 587 (STARTTLS) |
| TLS direkt (465) | Für implizites TLS aktivieren |
| Benutzername / Passwort | Zugangsdaten Ihres Postfachs |
| Absender-Name / -Adresse | Erscheint als Absender beim Kunden |
| Reply-To | Optionale Antwortadresse |
Mit „Verbindung testen“ prüfen Sie die Zugangsdaten sofort.
| Anbieter | Host | Port |
|---|---|---|
| IONOS | smtp.ionos.de | 587 |
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 |
| Gmail / Workspace | smtp.gmail.com | 587 |
Passwörter: Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung (z. B. Gmail, Microsoft 365) benötigen Sie ein App-Passwort statt Ihres normalen Kennworts.
Kopie im „Gesendet“-Ordner (IMAP)
Karte „Kopie im Postfach“: Nach jedem erfolgreichen Versand legt RechnungsAssistent eine Kopie in Ihrem Gesendet-Ordner ab – so haben Sie alle Schreiben auch in Ihrem gewohnten Mailprogramm.
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Kopie speichern | An/aus |
| IMAP-Host / -Port | z. B. imap.ionos.de : 993 |
| Benutzer / Passwort | Zugangsdaten Ihres Postfachs |
| Gesendet-Ordner | Optionaler Pfad; leer lassen für automatische Erkennung |
Mit „IMAP testen“ prüfen Sie die gespeicherten Zugangsdaten.
Schlägt das Ablegen der Kopie fehl, wird die eigentliche Zustellung nicht blockiert – die E-Mail geht trotzdem an den Kunden.
Testversand
Unter Einstellungen → Testen senden Sie eine echte E-Mail an eine
Wunschadresse (Standard: Firmen-E-Mail). Sie wählen die Stufe, optional eine echte
Rechnung oder Beispieldaten und ob PDFs angehängt werden. Der Betreff erhält das
Präfix [TEST].
Der Testversand umgeht bewusst die globale Pause und den Plattform-Dry-Run – es wird also wirklich eine E-Mail verschickt.
Zustellbarkeit verbessern
- Verwenden Sie eine Absenderadresse Ihrer eigenen Domain.
- Hinterlegen Sie SPF- und DKIM-Einträge Ihres Mailanbieters.
- Halten Sie Betreff und Text sachlich – siehe fertige Vorlagen unter Kundenschreiben.